本地化翻译公司在企业交往合作中，书信邮件的往来是很有必要的，商务英语书信包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。商务书信的使用，可以促进交流沟通和问题的解决，企业的发展。我们跟随正规翻译公司译声的脚步来看看关于商务英文书信的一些知识。
英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异，比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。一般来说，英国书信较为保守，许多英国人喜欢用老式书信体，用词较为正式刻板，而美国书信语言非常生气、有活力，格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时，要使用标准式英语 Queen's English;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时，就要用美国英语。当然，英国式的语言文化近年来也有变化，但总体来说，两者间的差异是很明显的。
商业英文书信，一般都要求用打字机或电脑整齐地打印，左边各行开头垂直的，称为垂直式或齐头式，美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去，称为缩进式或锯齿式，英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线，这种格式，在极度尊重工作效率的美国公司，已普遍采用。
正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址，称为信内地址。信内地址的写法也有垂直式和缩进式之分，垂直式和称美国式将各行并列，缩进式或称英国式将各行依次退缩。不过，笔者注意到，近来英国商业书信信内地址并未依次缩进，似乎与美国式相同。此外，在美国还流行一种普通收信人地址的写法，就是在书信的Inside Address中，把门牌号和街名都省略掉。
在英文书信中要使用敬语，最普遍的敬语是Mr,Mrs和Miss(用于未婚女性)。英国人常在男性的姓名之后用Esq.，不过在商业上也在慢慢地改用Mr. Mmes. (Madam的复数形式)，用于二个女士以上。Messrs(Mr的复数形式)用于二个以上的男人，或用于二个以上的男人组成的公司或团体。在英国式英文信里，Mr,Mrs,Messrs，均不加缩写句点，相反地趋向于进步自由的美语反而加缩写句点如Mr.,Mrs.,Messrs.。
在称呼方面，商业上最普遍的有Gentlemen与Dear Sirs二种，相当于中国的"敬启者"或"谨启者"。如果信是写给革个公司单位的，不是写给某个具体人的，美语用Gentlemen(复数形式)，英语用Dear Sirs。如果对方公司只一人时，必须使用Sir/Dear Sir。称呼后一般要使用标点符号，英国式采用逗号，美国式用分号。
书信结尾客套语有多种，相当于中国书信在结尾时使用的"敬礼"、"致敬"、"顺安"等句。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely，Best wishes,kind regards 和yours faithfully。此外，英国式的客套语还有特别礼貌的格式，但除了特殊情况外，现在不再使用。
常见问题相关问答
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问：为什么标点符号也要算翻译字数？
答：①根据中华人民共和国国家标准GB/T 19363.1-2003 对翻译行业服务规范的要求，中文字数统计是以不计空格字符数为计算单位的。标点符号算翻译字数是统一的行业标准。
②标点符号在不同的语种中，有不同的表达方式，例如中文的标点符号大多是全角的，英文的无特殊设置都是半角的，而且如果一句话或一段内容夹杂两种不同的语言，标点符号的规则就相对复杂，对于翻译文件来说，标点符号的部分也是很费时。
③另外，标点符号在句子中对句子语境等的限制因素，使得标点对句子、对译员翻译判断等起到一定的要求。所以，该部分也要计算在内。
④可能我们平时不是很注重标点符号，其实在文字表达中，标点符号的重要不亚于单字单词，一个标点符号可以改变全句话的意思，而我们的工作也是做到了这一点，保证每个标点符号的准确，保证译文表达的意思和原文一样。
问：需要与你们公司什么人接洽翻译业务呢？
答：我们公司采取专属客服服务模式。为企业客户配备专属客服，一对一沟通具体翻译需求，组建专属译员团队。
问：为何每家翻译公司的报价不一样?
答：大家都知道一分价格一分货，在翻译行业里更为突出，译员的水平是划分等级的。新开的翻译公司或不具备翻译资质的公司为了抢占市场，恶意搅乱，以次充好，低价吸引客户。
问：为什么数字、字母也要算翻译字数？
答：根据中华人民共和国国家标准GB/T 19363.1-2003 对翻译行业服务规范的要求，中文字数统计是以不计空格字符数为计算单位的。而数字、字母也是包含在其中。而对翻译公司来说，数字和字母也要算翻译字数的原因还包括以下两个方面：
首先，我们的收费都是根据国家颁布的翻译服务规范来收取翻译费用，对待收费我们都是统一对待的，其次，数字和字母也是文章中的一部分，特别是在一些商务文件中，数字就是文件的主题，所以也是一样要收费的。
另外，纯数字字母需要核对、录入，比翻译一个词语更麻烦，翻译是大脑里面概念形成的，而纯数字字母是要严谨的核对、录入才能实现的，这将会花费更多的时间，所以我们会把数字和字母也算成字数。
但是有一种情况除外，如审计报告里面那种数据很多而且又不需要我们翻译可以直接保留的，这部分我们可以不计算在内。
问：请问贵司每天的翻译量是多少？
答：我们公司最高翻译记录为一天翻译50万字。原则上我们会在约定的时间内完成，但是时间和质量是成正比的，慢工才能出细活，我们建议在时间允许的情况下，尽量给译员充足的翻译时间，以便交付优质的译文。
