自费出国留学人员遇到的一个重要问题是本人档案的存放和管理，人才交流中心和国家机关、企事业单位均不能接管他们的档案，档案存到街道又会为出国和日后回国工作带来很多麻烦和困难。为了解决留学人员的实际困难，方便他们办理出国手续和回国工作派遣，解除其后顾之忧，经国家主管部门批准，教育部留学服务中心于1997年成立了留学人员档案管理办公室（以下简称"留学人员档案室"），专门从事留学人员档案的管理工作。自费出国留学人员均可将人事档案存放这里。
办理手续：
1、 申请存档人员，需持本人身份证、国外教育机构的入学证明（上述文件均出示原件，递交复印件；已办妥护照者还需携带护照原件和复印件）、原单位介绍信及存档费来本室办理存档手续。
2、 申请存档者已经出境，可委托他人**。**人需出具存档申请人的委托书、护照及国外教育机构的入学证明的复印件和**人的有效本人存档手续。
3、 暂未落实工作单位，或虽已落实工作单位尚无就业身份的留学回国人员，需持我驻外使（领）馆教育处（组）开具的"留学回国人员证明"、所获**、学位证书等文件和档案管理费办理存档手续。
4、 经本室审核同意后，申请存档人员（或委托**人）需填写"存档人员登记表"，签订留学存档协议书。本室向申请人原单位出具"调档通知单"调档。
5、 原单位接到调档通知后，将申请人档案和"档案转递通知单"一并转交本室。
6、 经审核无误后，本室将签字盖章的档案转递单回执退回申请人原单位。
